Heb je een factuur verstuurd, maar ontdek je dat er iets niet klopt? Dan wil je de factuur kunnen corrigeren voordat het bedrag automatisch van de rekening van de leerling wordt afgeschreven.

Bij betalingen via SEPA-incasso is het belangrijk om dit op tijd te doen. Zodra de incasso bij Mollie is gestart, kan deze niet meer worden geannuleerd door de factuur in Trainingsmanager te crediteren.

In dit artikel leggen we uit wanneer je een factuur nog veilig kunt crediteren en wat er gebeurt met de geplande incasso.

Hoe werkt de SEPA-incasso?

Wanneer je een factuur verstuurt met SEPA als betaalmethode, wordt de eerste incasso gepland op basis van de vervaldatum van de factuur.

Deze datum wordt ook wel de anchor date genoemd en is gelijk aan de vervaldatum van de eerste termijn.

De verwerking verloopt als volgt:

1. Je maakt de factuur aan en verstuurt deze vanuit Trainingsmanager.
2. De leerling krijgt, indien van toepassing, de mogelijkheid om een betaalregeling te kiezen.
3. De termijn voor het maken van een betaalkeuze verloopt.
4. LCON start de eerste SEPA-incasso op de werkdag vóór de vervaldatum.
5. Mollie verwerkt de incasso via de bank.

Belangrijk: de eerste incasso wordt dus al vóór de vervaldatum gestart. Wacht daarom niet tot de vervaldatum om een factuur te corrigeren.

Tot wanneer kun je een factuur veilig crediteren?

Volgens de huidige verwerking kun je een factuur doorgaans nog 3 tot 5 kalenderdagen vóór de vervaldatum veilig crediteren.

Hoeveel dagen je precies hebt, hangt af van de dag waarop de vervaldatum valt en de verwerking van de incasso.

De incasso wordt namelijk op de voorafgaande werkdag gestart, aan het begin van die dag.

Daarom geldt:

• Crediteren voordat de incasso is gestart: de geplande incasso wordt in LCON geannuleerd.
• Crediteren nadat de incasso bij Mollie is gestart: de incasso kan niet meer via de creditactie worden tegengehouden.

Voorbeeld: factuur met vervaldatum op donderdag

Stel dat een factuur een vervaldatum heeft op donderdag.

LCON start de eerste SEPA-incasso dan normaal gesproken op woensdag, aan het begin van de dag.

Wil je voorkomen dat de incasso wordt uitgevoerd? Dan moet de factuur vóór de start van deze verwerking zijn gecrediteerd.

Om voldoende marge te houden, adviseren we om correcties ruim vóór de vervaldatum uit te voeren.

Wordt de SEPA-incasso automatisch geannuleerd bij een creditfactuur?

Dat hangt af van het moment waarop je de factuur crediteert.

Situatie 1 – De SEPA-incasso is nog niet gestart

Als je de factuur in Trainingsmanager crediteert voordat de incasso is gestart:

• wordt de creditactie verwerkt;
• wordt de geplande incasso in LCON geannuleerd;
• wordt er voor die geannuleerde incasso geen betaalopdracht naar Mollie verstuurd.

De leerling wordt dan niet via die geplande incasso belast.

Situatie 2 – De SEPA-incasso is al gestart bij Mollie

Als de betaalopdracht al bij Mollie is gestart, kan de incasso niet meer worden geannuleerd door de factuur in Trainingsmanager te crediteren.

Dit betekent dat de afschrijving mogelijk alsnog plaatsvindt.

In dat geval moet je controleren wat de betaalstatus is en of een terugbetaling of andere correctie nodig is.

Stappen: een factuur crediteren

1. Log in op Trainingsmanager.
2. Ga naar Facturatie.
3. Open het tabblad Facturen beheren.
4. Zoek de factuur die je wilt corrigeren.
5. Open de betreffende factuur en kies de beschikbare optie om deze te crediteren.
6. Controleer de gegevens en bevestig de creditactie.
7. Controleer vervolgens de betaalstatus van de oorspronkelijke factuur.

Let op: het aanmaken van een creditfactuur betekent niet automatisch dat een al gestarte SEPA-incasso bij Mollie wordt stopgezet.

Goed om te weten

• De vervaldatum van de factuur bepaalt wanneer de eerste SEPA-incasso wordt ingepland.
• De eerste incasso wordt normaal gesproken gestart op de werkdag vóór de vervaldatum.
• De verwerking start aan het begin van die werkdag.
• Een factuur kan doorgaans 3 tot 5 kalenderdagen vóór de vervaldatum nog veilig worden gecrediteerd, maar dit is geen gegarandeerde termijn voor iedere factuur.
• Als de incasso nog niet is gestart, wordt deze bij het crediteren in LCON geannuleerd.
• Een incasso die al bij Mollie is gestart, kan niet meer via een creditactie in Trainingsmanager worden geannuleerd.
• De datum waarop je de factuur verstuurt, is niet bepalend voor het laatste moment waarop je kunt crediteren. Kijk hiervoor naar de vervaldatum en de geplande incasso.

Hulp nodig?

Twijfel je of een SEPA-incasso al is gestart of wil je een factuur corrigeren vlak vóór de vervaldatum?

Neem dan contact op met partners@trainingsmanager.nl.

Vermeld de academy, het factuurnummer en de vervaldatum. Dan kunnen we gericht meekijken of de incasso nog kan worden tegengehouden.